Neue Datenschutzverordnung: Mit TMS Archiv und ePAYSLIP noch vor dem 25. Mai konform

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Der Schutz der persönlichen Daten ist DIE wichtigste Basisleistung des TMS Archiv- und ePayslip-Portals. Seit der Markteinführung  unseres Angebotes legen wir höchsten Wert auf die strikte Einhaltung der Regeln und Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetztes BDSG.

Dieses Gesetz wird nun zum 25. Mai 2018 von der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) abgelöst. Für unsere Kunden und Interessenten wird dieser Übergang allerdings ohne zusätzlichen Aufwand, sozusagen automatisch erledigt.

Die Services von Tec Media Services GmbH sind auch bei der Umsetzung der neuen Anforderungen durch die DSGVO zum 25. Mai 2018 einmal mehr ihrer  Zeit voraus.

Sowohl TMS Archiv und ePAYSLIP selbst als  auch das angebotene Zusatzmodul „Digitale Personalakte“ sind bereits heute schon DSGVO-konform.

Wie das möglich ist und welche spezifischen Maßnahmen TMS für die DSGVO-Anforderungen umgesetzt hat, zeigt die folgende Tabelle.

 

  DSGVO Anforderung TMS Services
1 Privacy by Design und by Default von IT-Systemen Voreingestelltes, entwicklungsseitig vorgesehenes Höchstmaß an Datenschutz
2 Recht auf Auskunft Mitarbeiter-Einsicht über Web-Portal
3 Recht auf Datenübertragung Datenexport auf USB-Stick
4 Recht auf Löschung (Vergessenwerden) Zweistufiges Löschkonzept
5 Auftragsverarbeitung Auftragsvertragsmuster nach neuestem Stand
6 Sicherheit der Datenvereinbarung Auftragsvertraglich im Detail festgelegt
7 Zertifizierung ISO-27001-Zertifizierung des Rechenzentrums

 

Wenn Sie weitere Fragen zu TMS Archiv, ePAYSLIP und unseren spezifischen Leistungen zum Datenschutz haben, können Sie uns jederzeit unter der Rufnummer 0421/6492269-0 oder per Mail unter info@tec-media-services.de erreichen.

Sprechen Sie uns gerne an!

ePAYSLIP® präsentiert neue App auf der Messe Zukunft Personal Süd 2018

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Bereits zum viertel Mal sind der Bremer Dienstleister Tec Media Services und ZOLL & COMPANY, die „Macher“ hinter dem ePAYSLIP-Portal, auf der Personal-Messe in Stuttgart vertreten. Die diesjährige Messe findet am 24. und 25. April statt. Nachdem in vergangen Jahr der Umzug in die Halle 1 des Messegeländes stattfand, wurde für dieses Jahr auch der Name der Messe vom Veranstalter in „Zukunft Personal Süd“ geändert.

Auch ePAYSLIP® hat sich seit der letzten Messeteilnahme kontinuierlich weiterentwickelt und zählt heute bereits mehr als 34.000 Benutzer. Die beiden Partnerunternehmen präsentieren in Stuttgart nun erstmals die neue ePAYSLIP-App der Öffentlichkeit. Wie schon bei ePAYSLIP selbst haben die Entwickler von Tec Media Services und ZOLL & COMPANY den Fokus bei der Entwicklung der App auf die maximale Einfachheit in der Benutzung und der Administration gelegt. Die ePAYLSIP-App wurde daher als Web-App entwickelt und ist somit unabhängig vom Betriebssystem des genutzten Endgerätes.

Interessierte Besucher finden die Ansprechpartner von ePAYSLIP und die neue Applikation im Sonderbereich „Start-up Area“ auf der Messe Zukunft Personal Süd in der Halle 1 am Stand F.35/4.

Commodis integriert ePAYSLIP®

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Tec Media Services arbeitet seit Kurzem bei seinem Cloud-Produkt ePayslip mit der Commodis GmbH zusammen. In Zeiten demografischen Wandels und Vollbeschäftigung wird „Employer Care“ – das Kümmern des Arbeitgebers um seine Mitarbeiter – zum entscheidenden Faktor im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte. Commodis bietet hierfür eine Full-Service-Dienstleistung zur digitalen, rechtssicheren Bereitstellung und Versteuerung von Arbeitgeberleistungen und Mitarbeiterangeboten. Das digitale Lohnabrechnungsportal ePayslip hat Commodis erfolgreich in dieses Lösungsangebot integriert. „Unser System ist dafür konzipiert, dem Mitarbeiter alle Leistungen seines Arbeitgebers an einer Stelle transparent zugänglich zu machen – differenziert für die Mitarbeiter und nach den Regeln des Unternehmens.

Einfach, sicher und sauber

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LOHN+GEHALT sprach mit Jürgen Schröder, Geschäftsführer der Tec Media Services GmbH in Bremen über den Weg zur Digitalisierung von Entgeltabrechnungen in einer diesbezüglich noch immer von Papier dominierten Zeit.

Lesen Sie hier das gesamte Interview.

ePAYSLIP®-Anwenderbericht Versandhaus Walz

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Das Vertrauen unserer Kunden in unsere Leistungen und Services verpflichtet. Gerne lassen wir Unternehmen, die den Weg bereits mit uns gehen, regelmäßig über ihre Erfahrungen mit TMS-Produkten berichten.

Bitte informieren Sie sich hier, welche Erfahrungen das Versandhaus Walz bei der Einführung von ePAYSLIP® gemacht hat.

Stetige Weiterentwicklung von TMS Archiv

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Seit nunmehr fast acht Jahren wird der Cloud-DMS-Service TMS Archiv erfolgreich am Markt angeboten. Es liegt uns am Herzen, diesen Service ständig weiterzuentwickeln und den Marktgegebenheiten anzupassen. So ist auch die Lösung ePAYSLIP® entstanden, ein Dokumenten-Portal – beispielsweise für Verdienstabrechnungen von Mitarbeitern. Vor einigen Tagen konnten wir ein Stahlwerk als neuen Kunden gewinnen.

Im Rahmen der Weitereinwicklung steht allen Anwendern ab sofort kostenfrei eine neue Version von TMS Archiv bzw. von ePAYSLIP online zur Verfügung. Unter anderem wurde die Sprache „Polnisch“ implementiert, so dass auch die Internationalisierung der Kundenstruktur berücksichtigt und vorangetrieben wird.

Neue Bitkom-Studie: Cloud in Deutschland boomt

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Zwei von drei Unternehmen in Deutschland haben im vergangenen Jahr Cloud-Services eingesetzt – darunter auch immer mehr kleinere Betriebe. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Bitkom Research. Demnach ist der Anteil der Cloud-Nutzer in deutschen Unternehmen im Vergleich zum Jahr 2015 von 54 auf 65 Prozent gestiegen. 2014 lag der Wert noch bei 44 Prozent. Für die Studie wurden 554 Unternehmen aus verschiedenen Branchen mit mindestens 20 Mitarbeitern befragt.

Vor allem kleinere Unternehmen haben laut der aktuellen Studie aufgeholt. So ist die Cloud-Nutzung in Betrieben mit 20 bis 99 Mitarbeitern um 12 Prozentpunkte auf 64 Prozent gestiegen. In Unternehmen mit 100 bis 1.999 Mitarbeitern legte der Einsatz um 7 Punkte auf 69 Prozent zu. „Cloud Computing hat sich in vielen Unternehmen zur Basis-Technologie der Digitalisierung entwickelt“, bestätigt auch Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. „Denn Cloud Computing senkt in vielen Fällen nicht nur die Kosten, sondern macht auch die betrieblichen Prozesse effizienter.“

1 Ticket, 2 Messen: TMS und ZOLL COMPANY präsentieren ePAYSLIP® auf der Messe Personal Süd

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Die Personal Süd ist die wichtigste Veranstaltung für Personalmanagement in Süddeutschland. Der Bremer Dienstleister Tec Media Services und ZOLL & COMPANY zeigen im Rahmen der Messe am 9. und 10. Mai 2017, wie einfach und schnell das Archivieren von Personalabrechnungen in die Cloud funktioniert. Das HR-Event in Stuttgart, zu dem mehr als 300 Aussteller erwartet werden, wird erstmals mit der parallel stattfindenden Corporate Health Convention ausgerichtet. „Aufgrund der Zusammenlegung rechnen wir in diesem Jahr mit noch mehr Besuchern“, sagt TMS-Geschäftsführer Jürgen Schröder.

Interessierte HR-Manager können in Halle 1 am Stand A.19 A erfahren, wie Firmen dank des innovativen Cloud-Services Kosten und Verwaltungsaufwand bei den Personalabrechnungen reduzieren können. Nutzen Sie die Gelegenheit und informieren Sie sich auf der Messe Personal Süd über die Möglichkeiten der flexiblen Lohnabrechnungssoftware.

Neuer Vertriebspartner: Internetagentur caneko setzt auf ePAYSLIP®

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Immer mehr Vertriebspartner erkennen die Vorzüge der digitalen Abrechnungslösung ePAYSLIP – so auch die Internetagentur caneko aus Wickede bei Dortmund, die das Erfolgsprodukt künftig zunächst in Nordrhein-Westfalen aktiv vermarkten will. caneko-Geschäftsführer Carsten König besitzt langjährige Erfahrungen im HR-Umfeld, davon mehr als zehn Jahre im Bereich Consulting von Lösungen zur Personaldatenarchivierung und der digitalen Personalakte. König und seine Kollegin Melina Schnettler kümmern sich bei caneko Internet-Solutions in Zukunft gemeinsam um den Vertrieb von ePAYSLIP.

„Wir freuen uns, einen weiteren kompetenten Partner für ePAYSLIP gewonnen zu haben“, sagt TMS-Geschäftsführer Jürgen Schröder. „Wir sind überzeugt, dass insbesondere in der Region Nordrhein-Westfalen ein enormes Potenzial für diesen Service vorhanden ist.“

Mit dem digitalen Verdienstabrechnungsportal können nicht nur rund 70 Prozent der heutigen Kosten für den Versand und die Verteilung von Verdienstabrechnungen eingespart werden, auch der Verwaltungsaufwand reduziert sich. Mit der TMS-Lösung ePAYSLIP sind selbst sensibelste, persönliche Daten und Dokumente in deutschen Rechenzentren archiviert und stehen den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Das Produkt kann außerdem direkt ohne Investitionskosten eingeführt werden.

Tec Media Services unterzieht sich erfolgreich neuem ISO 9001:2015-Audit durch TÜV Süd

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Regelmäßig unterzieht sich Tec Media Services einer unabhängigen Prüfung und lässt sein Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zertifizieren, so auch am 19. Oktober 2016. Erstmals wurde das Bremer Unternehmen nach den aktualisierten und neuen Anforderungen der ISO 9001:2015 zertifiziert. Was steckt hinter den Änderungen der Zertifizierung und welche Auswirkungen haben sie auf den Betrieb? Ein Überblick.

Nach der aktualisierten Norm soll die Leitung des Unternehmens noch mehr in die Verantwortung genommen werden und sicherstellen, dass das Qualitätsmanagement-System in der strategischen Planung des Unternehmens berücksichtigt wird. Zudem muss das QM künftig stärker in die strategische Ausrichtung der Firma eingebunden werden. Die neue Norm fordert hier, dass das Unternehmen erfasst, welche internen und externen Anforderungen Einfluss auf die Ziele, die Strategie und das Ergebnis des QM-Systems haben.

Im Zuge der ISO 9001:2015-Zertifizierung wurden außerdem die Zielgruppen erweitert, die mehr in den Fokus des Qualitätsmanagements rücken sollen. Dazu zählen beispielsweise Kunden, Kooperationspartner und Kostenträger. Völlig neu aufgenommen in die Norm wurde die Forderung nach einem systematischen Umgang mit Risiken und Chancen. Das Unternehmen muss diese künftig identifizieren, analysieren, bewerten und Gegenmaßnahmen planen und umsetzen.

Bisher eher stiefmütterlich von der ISO-Zertifizierung behandelt wurde der Umgang mit Wissen als Schlüsselressource für den Erfolg des Unternehmens. Die aktualisierte Norm fordert nun ausdrücklich ein strukturiertes Wissensmanagement, das wichtiges Wissen nicht nur sammelt, sondern auf Wunsch auch den Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Ein größeres Gewicht soll künftig auf den prozessorientierten Ansatz und auf die Forderung nach einem umfassenden und systematischen Prozessmanagement gelegt werden. Bei der Festlegung der Prozesse, Leistungsindikatoren zur Prozesslenkung, Verantwortungen und Befugnisse sowie bei den Risiken und Chancen, die die Zielerreichung der Prozesse beeinflussen könnten, sollen künftig die erwarteten Ergebnisse festgehalten werden.

TMS-Geschäftsführer Jürgen Schröder: „Die aktualisierte ISO-Norm ist sehr anspruchsvoll. Umso mehr freut es mich, dass Tec Media Services sich für die nächsten drei Jahre nach ISO 9001:2015 zertifizieren konnte.“